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Implementación de un nuevo protocolo de diseño organizacional

Industry: Minería

Type of Engagement: project

Timeframe: 06/14 – 12/14

Value Range: <250k

Description of Engagement

Recursos Humanos de Copper Major Projects nos solicitó apoyo para respaldar la implementación de un ODP (Protocolo de Diseño Organizacional), por  GLD.001.05.

El proyecto consideraba evaluar el “Análisis de impacto empresarial” tanto para los cambios de función como de rol en términos de alcance, entregables, responsabilidades, integración y estructura organizativa de los proyectos.

Como parte del servicio se incluyó una revisión del proceso de desarrollo de Grandes Proyectos, por GLD.031, para establecer responsabilidades funcionales para todas las etapas de desarrollo y ejecución del proyecto, así como las revisiones de inversión.

Type of Deliverable

Nuestra Evaluación de Impacto de Cambio Local (LCIA): El principal entregable fue la realización de talleres para identificar brechas y potenciales problemas para el despliegue de ODP para Grandes Proyectos, desde una perspectiva organizacional,  de personal y de funcionamiento, en relación a cambios en accountability. Estos talleres, así como los subsiguientes informes y análisis, permitieron a los líderes aprobar los cambios y desplegar, una vez manejados los problemas, la nueva estructura.

Análisis de posiciones claves:  basados ​​en el diseño de ODP y los roles y responsabilidades existentes, una matriz que permitió establecer claramente el ámbito de funciones y su distribución entre los KPTs, desde las jefaturas hasta los especialistas, asegurando a través de los entregables una adecuada comprensión de las diferentes implicancias de los KPT.

Análisis de integración funcional, basándonos en la definición de ODP, se realizó una evaluación de los requisitos cross-funcional para el desarrollo del proyecto, y la distribución de responsabilidades entre los roles para lograr una adecuada integración.

Desarrollo de Grandes Proyectos con matriz RACI:  Se realizó un entregable para establecer responsabilidades funcionales claras para cubrir los requisitos de GLD.031. Para ello se llevaron a cabo una serie de talleres en el que stakeholders y jefaturas funcionales recibieron un exhaustivo análisis exhaustivo de todas las responsabilidades para cada GLD. 031.

Análisis funcional específico: Durante el proceso de evaluación del potencial impacto de la implementación de ODP, se detectaron deficiencias en el diseño e inconsistencias, y algunos de los procesos del nivel 2 tuvieron que ser revisados ​​para establecer responsabilidades en las fases críticas de implementación del proyecto, tales como la puesta en servicio y entrega de operaciones. La Calidad también formó parte de esta revisión, en las etapas en que las definiciones de ODP no se adaptaban a las necesidades del negocio éstas tuvieron que ser rediseñadas para poder implementar estructuras de calidad adecuadas a los proyectos. Se desarrollaron puntos de referencia y análisis de la industria para sustentar la nueva propuesta de diseño.

Análisis de la estructura del proyecto: Se evaluó la estructura de todos los proyectos en curso en términos de las definiciones de ODP, se realizaron talleres a los colaboradores para comunicarles adecuadamente los cambios en sus responsabilidades. En proceso respaldó un proceso activo de habilitación del despliegue de las funciones, roles y responsabilidades contenidas en el ODP.

Manejo de Stakeholders: Los colaboradores involucrados en los Grandes Proyectos participaron en el proceso de implementación de ODP en los proyectos en curso, independientemente de la etapa en que se encontrasen. Nuestra tarea tuvo que ver con proporcionar respuestas al malestar y preguntas de las partes interesadas. Las consultas técnicas, así como también a las dudas en cuanto a la asignación de nuevas responsabilidades. Propusimos soluciones y acciones concretas para enfrentar los potenciales conflictos.

Approach Taken

ODP Understanding: La primera actividad del proyecto fue lograr una  profunda comprensión de los principios y definiciones del GLD.001.05 y del Catálogo KPT. Manejar loas definiciones corporativas fue es indispensables para analizar las estructuras y roles contenidas en el proyecto.

Mapeo de activos: El proceso de definición de una estructura conforme con la ODP fue revisado a la luz de los hallazgos de nuestro estudio preliminar. Ser parte del ejercicio de mapeo de activos fue una entrada clave para lograr un análisis más profundo.

Evaluación del impacto del cambio a nivel local: La preparación, programación y realización de los talleres fue la tarea más absorbente del proyecto, ya que todas las funciones y subfunciones de los Grandes Proyectos debían estar involucradas. Así como también gran parte de los quinientos empleados que serían afectados por el cambios. La siguente fase consitió en informes sobre los problemas declarados, seguimiento a la resolución de conflictos, obtener la aprobación de los stakeholders involucrados para los próximos cambios. El análisis del impacto en el negocio y el registro de problemas fue parte de los entregables.

Análisis funcional: Se desarrollaron variados análisis para cubrir las áreas grises del diseño original, así como para lograr una mejor comprensión y comunicación de las responsabilidades específicas, la integración funcional y la distribución entre roles y KPT en toda la organización.

RACI de desarrollo del proyecto principal: En parealelo a la realización de los análisis y LCIA para todas las funciones, se requirió desarrollar otra acción para comprender la cross-accountability desde una perspectiva de ODP cómo se llevaría a cabo el GLD.031 para el desarrollo y ejecución del proyecto, y qué nivel detallado de responsabilidades en cada uno de los entregables se definiría para cada subfunción. Se llevaron a cabo talleres y al final de esta actividad se entregó y firmó una matriz detallada de RACI para el desarrollo del proyecto.