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Mining

Revisión, rediseño y normalización de los procesos del negocio para mejorar eficiencia y productividad

Industry: Minería

Type of Engagement: project

Timeframe: Noviembre 2012 a Diciembre 2013

Value Range: >1m

Description of Engagement

Compañía minera de nivel 1, tiene desde diciembre de 1999 una mina a cielo abierto que produce cobre en la ciudad de Salamanca. Esta compañía minera es una de las 5 minas más ricas del mundo debido a sus reservas de mineral de 2,100 millones de toneladas. Su proximidad a Los Andes ha forzado la construcción de impresionantes trabajos de ingeniería, tales como una cinta transportadora de 1.3 km. que conecta la zona de extracción, ubicada a 3.100 metros sobre el nivel del mar, con el área de procesamiento a 1.620 metros sobre el nivel del mar.

 

Debido a las diversas y constantes brechas operativas, la compañía cambió el equipo directivo con el objetivo de lograr una gestión empresarial basada en procesos y estándares.

Sin embargo, se desconoce si los procesos están formalizados , así como también hay dudas acerca de la eficiencia, productividad y niveles de estandarización.

Tampoco está claramente definida la integración entre los diferentes stakeholders y los procesos.

 

Se contrata a Vantaz para realizar una revisión que permita generar:

Una política que contenga una visión integrada de los procesos.

La alineación de los procesos en funciones corporativas que apoyen los objetivos del negocio.

Una combinación de estándares que permita un único modo de operación, independiente de las personas.

La detección de posibilidades de optimización a partir de líneas de base y cuantificación de brechas.

Se establecieron dos fases para el proyecto, y dentro de ellas, las siguientes prioridades:

 

FASE I

Finanzas

Suministro

Recursos humanos

Tecnologías de la información

 

FASE II

Sosteniendo CAPEX

Seguridad y salud

Gestión comunitaria

Medio ambiente

 

Se definió como objetivo principal:

“Apoyar a esta empresa minera de nivel 1 en la formulación y construcción de un nuevo modelo integrado de procesos (BPR) que de manera de mejorar los niveles de eficiencia en un contexto de mayor complejidad operativa”.

 

Esto significó orientar el trabajo hacia:

Generar una visión integrada de los procesos, alineada con los objetivos estratégicos de la empresa de manera de apoyar el cumplimiento de sus objetivos.

Conocer y analizar la actual situación de los procesos relevantes para establecer una línea de base, identificando las brechas en las prácticas actuales.

Desarrollar y preparar un plan de rediseño y transformación que permita implementar “un único” modo de operación, que incorpore las mejores experiencias de la industria, de manera de dar unidad a las funciones que hoy son dispares.

Type of Deliverable

Principales entregables: Línea base para procesos, descripción, rediseño y estrategia de implementación de los procesos, reporte de los avances al Comité Directivo.

Constitución del proyecto: Planes de trabajo, definición de equipo y roles, factores críticos, gestión del proyecto, expectativas del proyecto.

 

Línea base para proceso (situación actual):

  • Revisión de documentos
  • Descripción del actual proceso.
  • Comparación con los estándares de la industria.
  • Principales vacíos en relación al benchmark

1.- Detalles del proceso de negocio (documentos para cada proceso):

  • Alcance y definiciones
  • Alcance
  • Objetivo
  • Definiciones
  • Arquitectura global de los procesos.
  1. Proceso de negocio: Contratación de servicios
  • Metodología
  • Subproceso
  • Tareas
  • Ocupaciones
  • Reglas del negocio
  • KPI
  1. Interacción con otros procesos de negocio.
  • Roles y Áreas Participantes
  • Matriz de Puntos de Interacción
  1. Otros puntos clave en el proceso
  • Beneficios cualitativos y cuantitativos
  • Matriz de riesgos

Estrategia de implementacion:

  • Implementación de KPI´s.
  • Medidas identificadas / stakeholders comprometidas
  • Medidas iniciales
  • Informes y sugerencias
  • Alineación y coaching al equipo
  • Estrategia y Ejecución del Plan de Comunicación: Definición de acciones, medios de comunicación, otros. Gestión de contenidos y coordinación de medios.

Approach Taken

Para cumplir con los objetivos del proyecto y las expectativas del cliente, Vantaz realizó en cada etapa las siguientes acciones:

Set up:

Se organizó el proyecto y generó un alto nivel de aceptación de parte de la organización para comprometerse con los objetivos propuestos

  • Definición de visión y carta para el proyecto.
  • Formación de equipos calificados para cada proceso.
  • La educación en el rediseño de procesos y líneas de base de medición.
  • Plan de cambio organizacional

 

Rediseño del negocio:

Se aplica el Rediseño del Negocio en cada proceso de la empresa:

  • Establecimiento de líneas base de rendimiento de los procesos.
  • Caracterización de la actual situación de los procesos.
  • Definición de un modelo futuro.
  • Establecimiento de brechas.
  • Identificación – priorización de mejoras y estándares a desarrollar.

 

Implementacion:

Se desarrollan aplicaciones específicas que mejoran las prácticas, tecnologías y organización de las diferentes áreas de la empresa minera para instalar en ellas nuevos procesos:

  • Cambios en el modelo organizacional (roles y responsabilidades).
  • Desarrollo de manuales de nuevos procesos.
  • Cambios en informes, flujos de información y evaluación de herramientas de soporte tecnológico (ERP, Workflow, otros).
  • Implementación de cambios en la organización.
  • Educación acerca de los nuevos procesos.
  • PMO para introducir mejoras en el suministro
  • Soporte en la implementación del módulo de contrato.
  • Presentaciones al equipo ejecutivo.

 

Gestión de cambio empresarial (Durante todas las etapas del proyecto):

  • Análisis de impacto.
  • Plan de comunicaciones (newsletters, banners, correos masivos, talleres, merchandising, etc.).
  • Coaching para stakeholders.
  • Programación de actividades formativas.
  • Acompañamiento de la implementación, apoyo y empoderamiento de los stakeholders con el nuevo modo de operación
  • Monitoreo del desarrollo del proyecto con foco en conducta y psicología.
  • Desarrollo de un plan de cambio institucional.
  • Ejecución del cambio institucional.